Verification Work Instructions
| Steps | Standards/Tips/Reasons | Visuals |
| 1. Seguir as instruções do cliente e do PM | Ler as notas do projeto no TMS DOCMASTER (DM) (só para internos)
Confirmar se os documentos no DM (só para internos) são as versões corretas a trabalhar (Original _O + Revisto _RV) O incumprimento destas instruções pode resultar em queixas e em ter de fazer o trabalho novamente |
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| 2. A) No caso da verificação em docx/PDF, abrir o documento source, no formato original enviado pelo cliente
B) No caso da verificação em CAT Tool, abrir o projeto na ferramenta; o processo é mais simples, uma vez que temos o source e o target já devidamente alinhados lado a lado |
Usar sempre o original como referência, para garantir que toda a informação está correta
Se o documento source foi reconhecido (OCR) e editado interna ou externamente, é fundamental utilizar sempre o documento enviado pelo cliente (PDF, Imagem de digitalização, Powerpoint) Aquando da preparação inicial dos documentos (OCR + edição), podem ocorrer erros de edição. Ao utilizar o documento original evitamos propagar esses erros para o documento final |
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| 3. Mudar o estado no DM (apenas para os internos) | Para os PM estarem ao corrente no ponto de situação do trabalho |
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| 4. No caso da verificação docx/PDF, abrir o documento revisto (_RV) e criar um documento final (_O) | Antes de iniciar a verificação, guardar o documento revisto como final (P-XXX-XX-XXXX_F)
Guardar este documento numa pasta local para enviar posteriormente para o DM (só para internos) Criar o documento final antes de começar a verificação é muito importante para evitar a troca de (versões de) documentos |
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| 5. Realizar o spell-check | Selecionar todo o texto da tradução e correr spell-check para aparecerem assinalados todos os erros gramaticais
Nesta fase, não é suposto existirem erros ortográficos. Se houver erros ortográficos, confirmar com o PM se o documento _RV no DM é o correto A verificação não é uma revisão. |
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| 6. Realizar a verificação: nomes, datas, números e formatação | A verificação é feita com ambos os documentos (original e final) abertos e consiste numa comparação visual de ambos.
Para além dos nomes, datas e valores, a formatação do texto deve ser cuidadosamente comparada (negritos, tipos de letra, itálicos, paginação, rodapés e cabeçalhos, carimbos por extenso, rubricas, assinaturas, informação manuscrita, logótipos por extenso entre parênteses retos ou imagens, etc.), para garantir que o layout do documento final espelha o original. No caso da verificação em docx/PDF, idealmente, a verificação é realizada com recurso a dois monitores, colocados lado a lado. Se tal não for possível, ajustar o tamanho dos documentos de forma a poder ver ambos simultaneamente na horizontal, tipo sandwich. Na eventualidade de existir texto por traduzir, contactar imediatamente o PM responsável pelo projeto. Uma vez que esta tarefa requer uma atenção e concentração redobradas, é extremamente útil e cómodo colocar os documentos objeto de comparação lado a lado. |
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| 7. Concluir e guardar | Guardar o ficheiro final no DM (só para internos) na pasta “5. Verified-Final” (pelo verificador) e na Intranet (pelo PM)
Se o projeto for urgente e o PM estiver a aguardar o(s) documento(s) para enviar ao cliente, avisar o PM (Teams ou e-mail) que o documento final já se encontra no DM (só para internos). |
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| 8. Mudar o estado no DM (apenas para os internos) | Mudar sempre o estado após colocar o ficheiro no DM (só para internos). Desta forma evitamos a troca de emails/mensagens para confirmar o estado atual das coisas. |